El período cronológico del Proyecto, abarcará cuatro años, que se podrán corresponder o no, con las distintas fases del mismo. No obstante, no será necesario que el avance y puesta en marcha de este proyecto por las distintas asociaciones, se haga coincidir con el año natural. Se pretende que al final del cuatrienio, las asociaciones censadas, que hayan querido participar en el proyecto se encuentren integradas en el Hospital a través de éste. 

No obstante, al estar incorporándose continuamente, nuevas asociaciones al Censo Hospitalario, es un proyecto abierto y retroalimentado por la experiencia del desarrollo de aquellas que ya lo iniciaron. Cada asociación, cada servicio, aportarán actuaciones, planteamientos a desarrollar, que podrán incorporarse a otros planes o proyectos presentados por asociaciones, tras su estudio y valoración, por la Unidad de Participación Ciudadana.

El control de calidad también se verá facilitado con la verificación del control de seguimiento del cuadro de mandos, dentro de las distintas fases. Esto implica que el proceso de ejecución del proyecto se podrá agilizar en aquellas asociaciones o servicios que se encuentran más motivados o con más experiencia participativa. No es lo mismo una asociación o fundación que está constituida y participando en distintos proyectos o planes conjuntamente con la Administración Pública, que aquellas que o bien no han colaborado nunca,  o que están iniciando su constitución para este fin.

Fase I  2008

Estudio del entorno y comienzo

Partiendo de la base de un Censo del Hospital con un total de 159  asociaciones,  se propondrán a estas la posibilidad de colaborar con el Hospital en aquellos Servicios, que estuvieran relacionados con sus fines.

En este sentido se invitará y orientarán a todas las asociaciones a elaborar un pequeño proyecto participativo o plan de acción a llevar a cabo en los distintos servicios del Hospital.

Al mismo tiempo se contactará con los responsables del Servicio o servicios implicados en el proyecto, solicitando su colaboración.

En el caso de que por parte de la Asociación, no se mostrara intención de colaboración con el Hospital por las circunstancias que fueren, se comunicará a Dirección Gerencia, para que a través de esta se informe a la Delegación Provincial.

Una vez presentado el proyecto o planes de acción por la asociación, se pasará una copia al responsable del Servicio donde desarrollarán su labor, para su aprobación.

Control de seguimiento:

• Nº de Contactos Asociaciones
• Contactos con Servicios
• Propuestas presentados

Estudios de propuestas
        
Se establecerán reuniones entre las Asociaciones y los correspondientes Servicios del Hospital para concretar las acciones de mejora planteadas y las  actuaciones que el voluntariado llevará a cabo en el Hospital con especial mención a los indicativos siguientes:

• Recursos necesarios.
• Ámbito de actuación
• Cronograma
• Elaboración de Protocolos.

Fase III  2010 

Convenio de colaboración


Una vez consensuado el proyecto, en el servicio determinado, definidos los objetivos y planes de acción, se procederá a la elaboración y trámite del Convenio de Colaboración en su caso con el Hospital U. Reina Sofía.

El Convenio de colaboración entre la/as Asociación/es y el Hospital U. Reina Sofía, será redactado por la Unidad de Participación Ciudadana, quien pasará una copia tanto a la Asociación como a Dirección Gerencia del Hospital. Una vez aprobadas todas las estipulaciones recogidas en el mismo, por ambas partes, se procederá a solicitar a Servicios Centrales del S.A.S. la correspondiente delegación de firma según Resolución de 17 de diciembre de 2004, apartado noveno, que especifica “..no se entenderán  incluidas entre las facultades delegadas mediante esta Resolución las relativas a la formalización de convenios de colaboración, ya sea con Entidades públicas o privadas, excluidas de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, que serán suscritos, exclusivamente, por esta Dirección Gerencia, salvo las delegaciones de competencias que puedan llevarse a cabo con carácter singular”.

Autorizada la delegación de firma a la Dirección Gerencia del Hospital, se procederá a la firma del Acuerdo de colaboración.

Control de seguimiento  Fase III:

• Nº Convenios tramitados
• Nº Convenios firmados

Fase IV  2011

Evaluación y planes de mejora

La evaluación de resultados se llevará a cabo en la última Fase del Proyecto, será anual y en ella se comprobará y valorará por la Unidad de Participación Ciudadana, el desarrollo de éste, teniendo en cuenta las cláusulas recogidas en el acuerdo de colaboración y analizando las fortalezas, obstáculos y debilidades de las acciones llevadas a cabo por los voluntarios, así como las oportunidades,  procediendo en el Comité de Participación a la elaboración del Plan de Mejora.